El presupuetso

El siguiente tema es el presupuesto, que no es solamente una hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de las cuotas de inscripción, la venta de entradas, el alquiler de stands, el patrocinio, las subvenciones, la comercialización, la venta de productos, etc. Si estás organizando un evento sin ánimo de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes de los implicados van a asumir cada capítulo de gastos.

Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada vez más altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qué tipo de cobertura requerirás, además de responsabilidad civil, que es imprescindible.

Puesto que es el "propietario" quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partícipe en la planificación del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja añadida de mantener al coordinador y al comité de planificación siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificación preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos.

Una tendencia importante que ha llegado para quedarse, y que es intrínseco a la planificación presupuestaria, es la medición del retorno sobre la inversión (ROI). Actualmente se suele exigir a los organizadores, sean externos o internos, que justifiquen el presupu

esto del evento hasta el último euro. Y esto también implica que se han de alcanzar unas metas medibles y cuantificables; es decir, un aumento de las ventas, un mayor reconocimiento de la marca, la generación de contactos, etc. Por lo tanto, se deben evitar a aquellos organizadores o agencias que no puedan garantizar una medición efectiva del ROI.