¿Por qué organizar el evento?

Sea para 50 participantes o más de 500, la planificación, organización y celebración de un congreso o  jornada pueden ser una experiencia desalentadora, incluso para los más experimentados. En un congreso o reunión mal organizada desacreditará a todos los implicados. Por esta razón, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificación, incluso si es realmente necesario celebrarlo.
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma más rápida, fácil y economica de transmitir al público objetivo tu mensaje de la manera más eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, tales como realizar una videoconferencia o un evento híbrido, combinando elementos tanto presenciales como virtuales. A pesar de la rápida consolidación del fenómeno de los eventos virtuales, hay varios formatos en los que el contacto entre los participantes es esencial por razones profesionales, educacionales o de networking, tales como los viajes de incentivos, las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo, o los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.